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Comment recourir à l’externalisation ?

publié le 06/03/2022

Confier une partie de ses activités à des prestataires externes présente des avantages pour les entreprises. Malgré tout, l’externalisation comporte également des risques qu’il convient d’appréhender avec soin avant de franchir le pas.

Définir les objectifs, les conditions et les moyens de contrôle

Tout d’abord, il est essentiel de lister les activités concernées par l’externalisation et les avantages que celle-ci peut apporter à l’entreprise : économie, gain de souplesse, gain de temps, accès à de nouvelles compétences, etc.

En principe, ce sont souvent les tâches non stratégiques qui sont déléguées à des prestataires externes : la comptabilité et la gestion de la paie, l’informatique, le secrétariat, le conseil en communication, la logistique ou encore le nettoyage. Ainsi, l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise peut se concentrer sur le cœur du métier.

Concernant les conditions de la démarche d’externalisation, tout dépend des besoins de l’entreprise. Ainsi, pour l’externalisation informatique, 3 formes d’infogérance existent :

- infogérance d’infrastructure ;

- infogérance applicative :

- hébergement des services.

À la différence d’autres services, l’informatique présente davantage de risques et de contraintes (sécurité et confidentialité des données, intrusion dans le système…), d’où la nécessité de bien choisir son prestataire. Après, il faut établir un cahier des charges et un contrat incluant des clauses de réversibilité.

Par ailleurs, l’externalisation logistique est la meilleure solution pour réduire les délais de livraison aux clients sans avoir à se soucier des contraintes liées au stockage, à la préparation et aux expéditions des commandes.

L’externalisation nettoyage et entretien permet de bénéficier des prestations assurées par des sociétés spécialisées. En plus de cela, l’entreprise réalise des économies : pas de frais de personnel ni de frais de matériel (machines, outils, produits de nettoyage…).

Recherche et choix des prestataires

La recherche et le choix des prestataires restent l’étape la plus importante lorsqu’on veut recourir à l’externalisation de certaines tâches. Pour cela, il faut publier un appel d’offres en prenant soin de bien préciser ses attentes, puisque l’outsourcing implique une collaboration étroite entre l’entreprise et le prestataire.

Pour cela, on évitera de se baser sur un seul critère, comme le coût pour choisir son partenaire. Le niveau technique proposé et la confiance entre les deux parties sont autant de conditions qui garantissent la réussite de la prestation.

Les clauses à prévoir dans le contrat

Le contrat d’externalisation doit comporter des clauses stipulant :

  • la nature du service attendu ;
  • la responsabilité des deux parties et les couvertures des risques de transfert ;
  • les procédures de contrôle de l’externalisation ;
  • la mise en œuvre de la clause de réversibilité en cas de reprise en interne des fonctions externalisées.

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