Externalisation : Pourquoi ? Comment ?

Le recours à l’externalisation est une stratégie adoptée par bon nombre d’entreprises privées et publiques. Plusieurs raisons peuvent motiver les dirigeants d’une société ou d’une organisation à confier une partie de leurs activités, notamment les fonctions non stratégiques, à des prestataires externes. Mais en général, ils ont recours à cette solution afin de se décharger des tâches chronophages et à faible valeur ajoutée et, in fine, pouvoir se consacrer pleinement à leur cœur de métier.

Les principales raisons

De nombreuses entreprises choisissent l’externalisation de certaines fonctions afin de réduire les coûts. En effet, travailler avec des prestataires spécialisés revient souvent moins cher qu’embaucher des salariés en interne. C’est en particulier le cas pour la livraison, le secrétariat, ou encore les services informatiques.

À titre d’exemple, l’externalisation informatique offre à l’entreprise la possibilité de bénéficier des compétences technologiques pouvant être très coûteuses en interne.

D’autre part, l’externalisation du transport, livraison et déménagement permet de gagner du temps et de limiter les investissements. Plus besoin de mobiliser d’importants capitaux pour la création d’un parc de véhicules utilitaires et pour l’embauche des chauffeurs- livreurs. Outre cela, l’entreprise n’a pas à s’occuper de la gestion et du contrôle.

Une PME ou une TPE peut opter pour l’externalisation du secrétariat parce qu’elle ne dispose pas de charge de travail assez conséquente pour recruter à temps plein une assistante administrative. D’autres en revanche choisissent cette alternative pour acquérir plus de flexibilité dans leurs organisations.

Comment procéder pour mettre en place une externalisation en accord avec vos attentes ?

La mise en place d’une externalisation doit passer par plusieurs étapes pour espérer tirer pleinement profit des avantages attendus :

• L’évaluation : cette première étape consiste à identifier les tâches à déléguer à des prestataires externes et à analyser ses besoins. Il convient de les définir de manière à assurer que le spécialiste choisi comprenne bien ses attentes.
• La recherche du bon prestataire : outre la qualité de l’offre proposée par le prestataire, il importe qu’une relation de confiance s’instaure sans tarder. Autrement, la collaboration ne sera pas profitable aux deux parties.
• La rédaction du contrat : ce document précise clairement les missions confiées au prestataire, le type de services souhaité ainsi que la durée du contrat.
• Le contrôle : cette étape ne se limite pas au contrôle stricto sensu de la qualité des services fournis par le prestataire. Elle inclut également les échanges qui permettent d’améliorer ou d’adapter la prestation à l’évolution de ses besoins.

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